Kantoorklachtenregeling
BLC Onderwijsadvocaten
Kantoorklachtenregeling van Brussee Lindeboom Cascade advocaten en mediators B.V. (KvK 92273017), bezoekadres Koninginnegracht 60, 2514 AE Den Haag, postadres Postbus 95300, 2509 CH Den Haag.
Versie: 1 februari 2024
Brussee Lindeboom Cascade advocaten en mediators B.V. (hierna aan te duiden als BLC Onderwijsadvocaten) zet zich in voor de best mogelijke dienstverlening aan haar cliënten. Toch kan het voorkomen dat een cliënt ontevreden is over een bepaald aspect van de dienstverlening. Mocht dit zich voordoen dan streeft BLC Onderwijsadvocaten ernaar klachten zo efficiënt, spoedig en klantvriendelijk mogelijk af te handelen. Onderhavige klachtenregeling is met het oog daarop in het leven geroepen.
Cliënten behouden de optie om eerst hun bezwaren voor te leggen aan de betrokken advocaat om zodoende onderling tot een oplossing te komen voordat deze klachtenregeling wordt toegepast. Cliënten mogen echter ook direct gebruik maken van deze klachtenregeling. Klachten kunnen in dat geval ingediend worden per post of per e-mail (info@blc-onderwijsadvocaten.nl o.v.v. klacht).
Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;
Artikel 2 toepassingsbereik
Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen BLC Onderwijsadvocaten en de cliënt.
Iedere advocaat van BLC Onderwijsadvocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling. Deze regeling is eveneens van toepassing op de onder de verantwoordelijkheid van BLC Onderwijsadvocaten werkzame personen.
Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van BLC Onderwijsadvocaten. Middels de algemene voorwaarden is de cliënt gewezen op de toepasselijkheid op de dienstverlening.
Artikel 5 interne klachtprocedure
Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht zo snel als mogelijk doorgeleid naar de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris neemt alleen klachten in behandeling die op schrift zijn gesteld.
De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 verantwoordelijkheden
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 klachtregistratie
De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.
Artikel 9 geschillencommissie advocatuur
Als behandeling van uw klacht onverhoopt niet tot een oplossing leidt, kunt u een geschil met BLC Onderwijsadvocaten voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur. Meer informatie hierover treft u hier aan.